Kaffemaskinen är det som personalen använder mest av allt på kontoret – och det man klagar mest på. Frågan är sällan om man ska ha en bra maskin, utan hur man ska betala för den.
Tre sätt att betala
Hyra. Kortast bindning (ofta från 12 månader). Bönor, service och utbytesmaskin ingår normalt. Högst månadskostnad, men enklast att avsluta eller byta upp sig.
Leasing. 24–60 månader. Lägre månadskostnad än hyra, ofta med möjlighet att ta över maskinen när avtalet löper ut. Service och förbrukning kan ingå eller läggas till.
Köp. Lägst totalkostnad över fem år om maskinen håller – men ni står för service, reparationer och bönor själva, och ni binder kapital i en maskin som ändå ska bytas.
Räkneexempel: 20 anställda
Antag 20 anställda som dricker 2,5 koppar per dag, 220 arbetsdagar: cirka 11 000 koppar per år.
- Hyra med allt inkluderat (maskin, bönor, mjölk, service): typiskt 1 500–2 500 kr/mån → 18 000–30 000 kr/år → 1,60–2,70 kr per kopp.
- Köp av motsvarande maskin (35 000–60 000 kr) plus bönor (cirka 8 000 kr/år) plus service (2 000–4 000 kr/år) → första året 45 000–72 000 kr, därefter 10 000–12 000 kr/år.
Köp vinner först år tre eller fyra – förutsatt att maskinen inte går sönder och att någon på kontoret sköter rengöring och avkalkning. I praktiken är det ofta där det brister.
Det som avgör i praktiken
- Vem sköter maskinen? Rengöring varje dag, avkalkning varje månad. Ingår service i avtalet slipper ni det.
- Vad händer när den går sönder? Med hyra eller leasing med serviceavtal får ni utbytesmaskin inom 1–2 dagar. Med köp väntar ni på verkstad.
- Växer ni? Ett bra avtal låter er uppgradera maskinen under avtalstiden när ni blir fler.
- Avdrag. Hyra och leasing är fullt avdragsgilla driftkostnader. Köp skrivs av över flera år.
Rätt maskin för rätt volym
- 5–15 personer: kompakt bönmaskin med färskmjölk eller mjölkpulver.
- 15–50 personer: helautomat med större bönbehållare och vattenanslutning.
- 50+ personer eller restaurang: professionell helautomat med hög kapacitet, ofta två maskiner.
Vi dimensionerar efter hur många ni är och hur ni dricker. Läs mer om kaffemaskin till företag eller be om en offert – ni får pris per månad med allt inkluderat.