Frågan ”vad kostar ett kassasystem” har inget enkelt svar – men den har ett ärligt. Priset består av fyra delar, och det är sällan hårdvaran som avgör.
De fyra kostnaderna
| Post | Vad det är | Vad det kostar |
|---|---|---|
| Hårdvara | Kassa, kvittoskrivare, kassalåda, streckkodsläsare | 8 000–25 000 kr vid köp, annars utspritt på 24–60 månader |
| Kontrollenhet | Certifierad enhet eller godkänt molnbaserat kontrollsystem | Engångssumma eller inbakat i månadslicensen |
| Licens | Programvaran, per kassa och månad | Några hundra kr för enkel kassa, dubbelt till tredubbelt för restaurang |
| Kortterminal | Terminal plus inlösenavgift till den som hanterar betalningen | Per månad eller per köp, plus 1–2 % av beloppet |
1. Hårdvara. Kassa (oftast en surfplatta eller pekskärm), kvittoskrivare, kassalåda och eventuell streckkodsläsare. Köper man allt ligger det typiskt på 8 000–25 000 kr beroende på kvalitet. På leasing sprids det över 24–60 månader.
2. Kontrollenhet. Säljer ni mot kontanter eller kort ska kassaregistret vara anslutet till en certifierad kontrollenhet, eller till ett godkänt molnbaserat kontrollsystem. Kravet gäller dock inte alla: försäljning av obetydlig omfattning är undantagen, och gränsen går vid fyra prisbasbelopp exklusive moms per räkenskapsår. Det finns fler undantag, bland annat för ren distansförsäljning. Kolla var ni landar hos Skatteverket innan ni köper – omfattas ni får kassan inte användas utan kontrollenhet. Kostnaden är antingen en engångssumma eller inbakad i månadslicensen.
3. Licens. Programvaran betalas per månad och per kassa. Här skiljer det mycket: en enkel kassa för småföretag ligger på några hundra kronor i månaden, en restaurangkassa med bordskarta, köksskärm och personalliggare på det dubbla eller tredubbla.
4. Kortterminal och betalning. Terminalen kostar antingen per månad eller per köp. Utöver det betalar ni en transaktionsavgift till inlösaren (den som hanterar kortbetalningen), oftast 1–2 % av beloppet. Den avgiften är ofta den största kostnaden över tid – och den som ”billiga kassasystem” gömmer.
Vad ett billigt kassasystem faktiskt kostar
Erbjudanden på ”kassa från 199 kr/mån” är sällan lögn, men de utelämnar oftast något: kontrollenheten, kortterminalen, transaktionsavgiften eller supporten. Räkna alltid på totalkostnaden per månad inklusive:
- Licens per kassa
- Kontrollenhet
- Kortterminal och inlösenavgift på er omsättning
- Support och service – vad händer när kassan går sönder en lördag?
- Bokföringskoppling (Fortnox, Visma, Bokio)
En halv procentenhet lägre inlösenavgift sparar 5 000 kr per år för en verksamhet som omsätter 1 miljon på kort. Det är oftast mer än hela prisskillnaden på licensen – och skillnaden mellan två offerter ligger sällan i licensen.
Leasing eller köp?
För de flesta småföretag är leasing med serviceavtal det enklaste: ingen kontantinsats, hela kostnaden är avdragsgill, och utbytesenhet ingår när något går sönder. Köp lönar sig om ni har kapitalet och tänker behålla systemet i fem år eller mer.
Skillnad per bransch
- Butik: lager, streckkod och kundklubb driver licenskostnaden. Se kassasystem för butik.
- Restaurang och café: bordskarta, köksskärm och mobila terminaler. Se kassasystem för restaurang.
- Frisör och salong: bokning integrerad i kassan. Se kassasystem för frisör och salong.
Så får ni ett exakt pris
Vi lämnar fast månadskostnad efter en kort genomgång av verksamheten – antal kassor, betalsätt, bokföringsprogram och om ni vill hyra eller köpa. Inga dolda avgifter, inga tillägg i efterhand. Be om offert på kassasystem eller boka en kostnadsfri genomgång.