Frågan ”vad kostar ett kassasystem” har inget enkelt svar – men den har ett ärligt. Priset består av fyra delar, och det är sällan hårdvaran som avgör.
De fyra kostnaderna
1. Hårdvara. Kassa (oftast en surfplatta eller pekskärm), kvittoskrivare, kassalåda och eventuell streckkodsläsare. Köper man allt ligger det typiskt på 8 000–25 000 kr beroende på kvalitet. På leasing sprids det över 24–60 månader.
2. Kontrollenhet. Skatteverket kräver certifierad kontrollenhet (eller molnbaserad kontrollenhet) för alla som säljer mot kontant eller kort. Den kostar antingen en engångssumma eller ingår i månadslicensen. Saknas den får ni inte använda kassan.
3. Licens. Programvaran betalas per månad och per kassa. Här skiljer det mycket: en enkel kassa för småföretag ligger på några hundra kronor i månaden, en restaurangkassa med bordskarta, köksskärm och personalliggare på det dubbla eller tredubbla.
4. Kortterminal och betalning. Terminalen kostar antingen per månad eller per köp. Utöver det betalar ni en transaktionsavgift till inlösaren (den som hanterar kortbetalningen), oftast 1–2 % av beloppet. Den avgiften är ofta den största kostnaden över tid – och den som ”billiga kassasystem” gömmer.
Vad ett billigt kassasystem faktiskt kostar
Erbjudanden på ”kassa från 199 kr/mån” är sällan lögn, men de utelämnar oftast något: kontrollenheten, kortterminalen, transaktionsavgiften eller supporten. Räkna alltid på totalkostnaden per månad inklusive:
- Licens per kassa
- Kontrollenhet
- Kortterminal och inlösenavgift på er omsättning
- Support och service – vad händer när kassan går sönder en lördag?
- Bokföringskoppling (Fortnox, Visma, Bokio)
En kassa med 1 % lägre inlösenavgift sparar 10 000 kr per år för en verksamhet som omsätter 1 miljon på kort. Det är mer än prisskillnaden på licensen.
Leasing eller köp?
För de flesta småföretag är leasing med serviceavtal det enklaste: ingen kontantinsats, hela kostnaden är avdragsgill, och utbytesenhet ingår när något går sönder. Köp lönar sig om ni har kapitalet och tänker behålla systemet i fem år eller mer.
Skillnad per bransch
- Butik: lager, streckkod och kundklubb driver licenskostnaden. Se kassasystem för butik.
- Restaurang och café: bordskarta, köksskärm och mobila terminaler. Se kassasystem för restaurang.
- Frisör och salong: bokning integrerad i kassan. Se kassasystem för frisör och salong.
Så får ni ett exakt pris
Vi lämnar fast månadskostnad efter en kort genomgång av verksamheten – antal kassor, betalsätt, bokföringsprogram och om ni vill hyra eller köpa. Inga dolda avgifter, inga tillägg i efterhand. Be om offert på kassasystem eller boka en kostnadsfri genomgång.